Gestione Contratti
Il servizio di gestione dei contratti in outsourcing di Indicom, rappresenta una soluzione efficace per quelle aziende che hanno l’esigenza di ricevere, registrare, controllare dati e documenti inerenti a pratiche complesse. Basti pensare a banche, società di credito al consumo, assicurazioni e utilities, che affidano all’outsourcer la ricezione e verifica dei documenti delle proprie pratiche. Sia che siano composte da fascicoli cartacei, originate direttamente in forma digitale o costituite in parte da carta ed in parte da documenti elettronici.
Il servizio prevede che i documenti ricevuti vengano controllati, protocollati, datati, catalogati e validati dai nostri operatori secondo quanto previsto dalla normativa vigente e in base alle regole di business concordate con il Cliente. Ad esempio, in funzione del canale di produzione del singolo documento e dello stato della pratica a cui si riferisce.
L’impiego di applicativi e procedure dedicate, grazie al supporto delle immagini dei documenti in lavorazione, permette di ridurre l’incidenza di errori e ritardi nei processi di validazione e di registrazione. In questo modo si assicura la correttezza e la conformità nel processo di gestione dei contratti elaborati.
Allo stesso tempo i contratti dematerializzati e indicizzati vengono resi ricercabili sul portale documentale messo a disposizione da Indicom, consentendo di custodire e conservare a norma i documenti siano essi ricevuti in formato cartaceo o digitale.
Delega la gestione dei tuoi contratti ad Indicom
PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
Indicom riceve i documenti e, ove disponibili, i corrispondenti flussi dati con l’elenco delle pratiche da lavorare segnalando eventuali anomalie o problemi riscontrati e avvertendo il Cliente dei documenti mancanti. Per la documentazione arrivata direttamente in formato digitale, ad esempio via e-mail o portale dedicato, Indicom può effettuare un processo di conversione formati e di abbinamento automatizzato ai dati del mittente. Indipendentemente dal canale di origine dei documenti, Indicom associa un protocollo di ingresso o un corrispondente codice pratica univoco.
Verifica integrità
Gli operatori di Indicom, o le procedure di presa in carico, si assicurano che la documentazione ricevuta non presenti alcun tipo di alterazione che ne possa pregiudicare la leggibilità e/o la validità (es. abrasioni o manipolazioni di varia natura, piuttosto che verifica integrità dei file ricevuti ecc.).
Verifica di autenticità
Ove richiesto e possibile, Indicom verifica l’autenticità della documentazione pervenuta (es. verifica che la firma olografa sia stata apposta a penna, nel caso di documenti cartacei, che la firma digitale rispettino i canoni di accettabilità, ecc.).
Digitalizzazione
Scannerizzazione, o conversione in formato PDF, di tutta la documentazione recapitata dall’outsourcer dealer al Fornitore, con abbinamento delle immagini ai metadati caratteristici della relativa pratica. Ove necessario o richiesto, Indicom si occupa anche di una attività di normalizzazione (sfascicolazione, eliminazione punti metallici, …) ed organizzazione del fascicolo, elettronico e/o cartaceo secondo un ordine dei documenti predefinito dal proprio Cliente.
Verifica di congruenza
Indicom, tramite una check list condivisa con il Cliente, verifica la rispondenza del contenuto della pratica ai requisiti di accettabilità della stessa.
- Validazione della composizione della pratica stessa, in cui devono essere presenti precise tipologie documentali (es. contratto, documenti di identità, privacy, …).
- Validazione delle informazioni contenute nei documenti della pratica, quali validità dei documenti di identità, presenza delle firme, ecc.
Indicizzazione
Gli operatori di Indicom, avvalendosi di processi di estrazione automatica dei dati (estrazione dai PDF o riconoscimento OCR sui documenti scansionati), o tramite processi di data-entry da immagine ed eventuale abbinamento ai dati ricevuti nei file guida condivisi dal Cliente, associano le immagini dei documenti processati alle chiavi che ne permettono la ricerca nel portale documentale. Contestualmente, producono inoltre i file dati necessari per la successiva importazione nei sistemi informativi del Cliente, qualora non lavorino direttamente sui loro sistemi gestionali.
Custodia o restituzione dei documenti
La consegna al Cliente dei contratti cartacei e degli allegati secondo le modalità concordate al fine di consentire la ricostruzione delle serie archivistiche.
Report
Indicom fornisce periodicamente un report dettagliato per il controllo amministrativo del workflow che indichi il numero delle pratiche lavorate, le tempistiche di processo e le eventuali criticità rilevate.
Quali sono i vantaggi?
Sicurezza nella conformità dei tuoi contratti
Abbattimento degli errori e dei possibili ritardi derivanti dai processi manuali
Correttezza e completezza della documentazione