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Registri e libri contabili: gli obblighi di tenuta e conservazione

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Pubblicate le precisazioni dell’AdE sugli obblighi di tenuta e conservazione dei registri e dei libri contabili

Importanti precisazioni rilasciate dall’Agenzia delle Entrate, circa gli obblighi di tenuta e conservazione dei registri e libri contabili. E’ stata infatti pubblicata la risposta a interpello n°236/E del 9 aprile 2021.

Il documento chiarisce il contenuto dell’articolo 4, comma 4-quarter del DL 357/1994. Esso considera legalmente accettabile la tenuta dei registri e dei libri contabili in modalità elettronica senza che vi sia l’obbligo di stampa su supporto cartaceo entro i termini di legge (terzo mese dalla presentazione della dichiarazione dei redditi), a patto che siano stampati su richiesta.

Fondando la sua posizione sull’interpretazione, erronea, dell’articolo sopracitato, la società istante richiede all’Agenzia la possibilità di archiviare i propri libri e registri elettronici senza procedere alla conservazione digitale a norma, così come previsto dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, e dal DMEF 17 giugno 2014.

Tenuta e conservazione dei registri e dei libri contabili: le risposte dell’AdE

La risposta delle Entrate è importante perché chiarisce un concetto fondamentale. Stiamo parlando della distinzione tra tenuta e conservazione dei registri e dei libri contabili, entrambi obblighi di legge.

Il concetto di tenuta è trasversale al mondo cartaceo/analogico e informatico dei documenti fiscalmente rilevanti. Lo ritroviamo sia nel Codice Civile sia in tutti i documenti di prassi rilasciati nel corso degli anni dai vari organi competenti.

Anche il concetto di conservazione è comune a tutti i documenti a prescindere dalla loro forma. In particolar modo la conservazione digitale a norma consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento nativo informatico

L’Agenzia ritiene pertanto che l’articolo 7, comma 4-quarter faccia riferimento alla sola tenuta e non riguardi la conservazione dei documenti. Rispettando i tempi stabiliti, libri e registri contabili si possono considerare regolarmente tenuti su supporto informatico solo fino al momento in cui essi non devono essere stampati. Oppure, preferibilmente, portati in conservazione digitale a norma, in quanto documenti informatici fiscalmente rilevanti.

Con riferimento all’anno fiscale 2019, vista la proroga relativa ai termini di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti la tenuta dei libri e registri sarà considerata regolare a patto che il loro invio in conservazione sia completato entro il 10 giugno 2021.

Le modalità di pagamento del bollo

Infine, il documento di interpello vede l’istante porre un ulteriore quesito all’Agenzia. Si tratta delle modalità di pagamento dell’imposta di bollo tramite F24 modalità riservata ai documenti informatici dall’articolo 6 del DMEF 17 giugno 2014.,

L’Ente ha ribadito le modalità con cui il bollo relativo alle scritture contabili tenute in formato digitale, indipendentemente dalla successiva conservazione digitale, deve essere pagato. L’utente dovrà effettuarlo ogni 2500 registrazioni in modalità telematica tramite modello F24, codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale.

Bisogna sottolineare che l’Agenzia sembra uniformare tale modalità di pagamento del bollo sia per i documenti destinati alla conservazione digitale a norma sia per i documenti destinati alla stampa e alla tenuta in archivio cartaceo. Non viene contemplata la modalità di pagamento dell’imposta di bollo per i documenti tenuti su supporto cartaceo, che prevede due modalità di assolvimento diverse: pagamento ad intermediario convenzionato o tramite modello F23, per ogni 100 pagine o frazioni di esse.

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