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Duplicato informatico e copia informatica: le differenze

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Approfondiamo le differenze tra duplicato informatico e copia informatica

Duplicato informatico e copia informatica: due termini per indicare lo stesso concetto? Spesso essi vengono erroneamente utilizzati come sinonimi. In questo articolo andremo a spiegare la differenza che c’è tra questi due termini e il perché sia fondamentale non confonderli.

Partiamo subito dalla norma contenuta all’interno dell’ormai famigerato d.lgs 82/2005, ovvero il CAD. L’art. 23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici traccia una differenza a livello di validità giuridica tra duplicato informatico e copia informatica.

 Infatti, il primo ha lo stesso valore probatorio del documento informatico originale da cui è tratto e non ha bisogno di nessuna attestazione di conformità. La copia informatica e gli estratti informatici, invece, acquisiscono la stessa efficacia probatoria del documento originale se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale. O, in alternativa, se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.

Duplicato informatico e copia informatica: cosa indicano le LLGG

Per avere un ulteriore approfondimento su questo tema, ci vengono in aiuto le LLGG sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Nel paragrafo 2.3 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici del secondo capitolo viene tracciata una sostanziale differenza tra i medesimi.

Il duplicato è un file derivato dal documento informatico originario che contiene la sua stessa sequenza di valori binari (bit). Ciò vuol dire che il duplicato ha lo stesso formato (PDF, XML, JPEG etc) del documento originale ottenuto mediante lo stesso dispositivo oppure su dispositivi diversi (ad esempio un duplicato da un PC ad una pen-drive). La copia informatica, invece, presenta valori binari differenti rispetto al documento originale. Si tratta dello stesso contenuto come il duplicato, ma con formato diverso (es: documento originale in formato WORD e copia informatica in formato PDF).

Conclusioni

Fare una distinzione tra duplicato e copia è fondamentale, poiché, come abbiamo scritto c’è di mezzo il valore giuridico del documento.

 La copia ha bisogno della sottoscrizione di un pubblico ufficiale, affinché acquisisca la stessa efficacia probatoria del documento originale. C’è da dire che anche la gestione e la sottoscrizione delle copie si differenzia tra loro, a seconda se esse siano informatiche oppure analogiche.

Detto ciò, in seguito redigeremo altri articoli per approfondire con più accuratezza le proprietà e le caratteristiche delle copie documentali presenti negli articoli 22 e 23 del CAD. Ci soffermeremo inoltre su tutto quello che riguarda l’attestazione di conformità presente all’interno del modello Certificazione di processo – Allegato 3 delle nuove LLGG.

Perciò non vi resta che rimanere collegati!

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