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Gestione e caratteristiche delle copie documentali

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Quali sono le principali caratteristiche della gestione delle copie documentali?

Come anticipato nel precedente articolo, oggi approfondiremo gli articoli 22 e 23 del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Essi riguardano un aspetto molto importante: la gestione e le caratteristiche delle copie documentali.

Copie documentali: una distinzione importante

Anzitutto bisogna fare una distinzione tra copia per immagine su supporto informatico di documento analogico e copia analogica di documento informatico.

Nel primo caso abbiamo la trasformazione di un documento analogico in documento informatico (es: scansione del documento cartaceo).

Le copie per immagine prodotte hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta o se è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. I documenti così formati devono poi essere inviati al sistema di conservazione.

Una volta completato il processo di conservazione di queste copie, i documenti analogici originali potranno essere distrutti. La distruzione degli originali non vale per tutte le tipologie documentali; infatti, come indicato dal DPCM 21 marzo 2013 per alcuni di essi, permane l’obbligo di conservazione in modalità cartacea (i cosiddetti originali unici).

Nel secondo caso, copia analogica di documento informatico, il processo è inverso. Riportiamo infatti su carta un documento informatico, attraverso il processo di stampa.

Le copie analogiche di un documento informatico

Come per le copie per immagine, le copie analogiche di documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte. Questo se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta o se è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

A queste copie analogiche può anche essere apposto un contrassegno generato elettronicamente, ovvero una sorta di timbro che consente di accedere all’intero documento informatico o ad un suo estratto/copia/duplicato oppure ai suoi dati identificativi. Esso può essere rappresentato in diversi modi, come ad esempio da un QR Code verificabile grazie ad appositi software consultabili sul sito di AgID.

La copia analogica del documento informatico su cui è apposto il contrassegno elettronico sostituisce a tutti gli effetti di legge la copia analogica sottoscritta con firma autografa.

In conclusione, per dare a queste copie la stessa efficacia probatoria degli originali, a meno che esse non siano soggette a querela di falso, dovrà essere presente l’attestazione di un pubblico ufficiale. Egli deve certificare che i documenti originali siano conformi alle copie. C’è da dire comunque che le copie prodotte da un soggetto privato, e quindi senza attestazione di un notaio o pubblico ufficiale, possiedono lo stesso valore probatorio degli originali fino a disconoscimento.

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