Faq Indicom

Le risposte di Indicom alle FAQ più comuni nel mondo dell’Information Management e del BPO

Faq Fattura Elettronica

La Legge di Bilancio 205/2017 ha esteso l’obbligo di fatturazione elettronica Sogei alle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato italiano.

La Fatturazione Elettronica è oggi obbligatoria negli scambi tra aziende (Fatturazione Elettronica B2B) e negli scambi tra aziende e consumatori finali (Fatturazione Elettronica B2C).

Per approfondire, scarica il nostro e-book gratuito sulla fatturazione elettronica tra privati.

Le fatture elettroniche devono essere prodotte in formato XML conforme alle specifiche tecniche di Sogei (versione 1.2.1); tale formato può essere prodotto come singola fattura o per un lotto di fatture intestate allo stesso cliente ed emesse nella stessa data. La trasmissione può riguardare:

– Un file per singola fattura

– Un file contenente un lotto di fatture

– Un file compresso .zip

Nel caso in cui l’impresa non sia in grado di produrre autonomamente le fatture elettroniche nel formato XML v.1.2.1 può rivolgersi ad un intermediario. Indicom è in grado di gestire qualsiasi tipo di formato in ingresso per generare fatture elettroniche B2B.

E’ possibile trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio anche nei formati previsti dall’Unione Europea.

Esistono 3 modalità per inviare e ricevere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio :

  1. tramite un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). In questo caso si riceveranno via PEC anche le notifiche che il SdI produrrà e, trattandosi di documenti informatici, sarà necessario conservare digitalmente anche tutti i messaggi PEC, non solo le fatture.
  2. tramite attivazione di un proprio canale web service o un canale FTP. Sarà quindi necessario accreditarsi al SdI e attivare un lungo processo, con coinvolgimento di risorse tecniche ed economiche, e l’istituzione (o la presenza) di un sistema documentale per la gestione dei flussi in entrata e uscita. Tutti file dovranno anche essere conservati digitalmente a norma.
  3. utilizzare i canali e gli strumenti messi a disposizione da parte di un intermediario già accreditato al Sistema di Interscambio – quale è Indicom – che si preoccuperà di provvedere alla gestione di tutto il flusso, dalla trasmissione, passando dalla ricezione, fino alla conservazione a norma.

Non è necessario che le modalità di trasmissione e ricezione coincidano.

Sì, una volta creata e prodotta nel formato XML previsto, la fattura elettronica – prima di essere inoltrata – deve essere anche firmata digitalmente, a meno che non venga formata e trasmessa tramite il portale Web messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. In quel caso sarà lo stesso portale ad apporre il Sigillo elettronico.

Qualora l’impresa non disponesse di un certificato di firma digitale, Indicom è in grado sia di fornirne uno da utilizzarsi per la firma automatica remota delle proprie fatture sia di operare come previsto dall’art. 21 comma 2 lettera n) del DPR 633/1972 emettendo la fattura «per conto del cedente o prestatore» apponendo quindi sul file XML la propria firma digitale.

Sì, tutti i soggetti obbligati ad emettere fattura elettronica hanno l’obbligo di conservare digitalmente a norma le fatture.

I soggetti che appartengono alle categorie esentate dall’obbligo di emissione di fatturazione elettronica, saranno esonerati dalla conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche, solo qualora non abbiano registrato, o comunicato direttamente ai propri fornitori, un indirizzo telematico (PEC/Codice Destinatario) sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

In caso contrario, saranno anch’essi obbligati.

Per approfondire leggi l’articolo La Conservazione digitale delle fatture elettroniche oppure scarica il nostro e-book.

No, non è obbligatorio accreditarsi al Sistema di Interscambio (SdI).

In alternativa, è possibile infatti scegliere di utilizzare i canali e gli strumenti messi a disposizione da un intermediario già accreditato al SdI – quale è Indicom – oppure trasmettere e ricevere fatture mediante PEC.

La data di ricezione della fattura non è presente nel file XML, in quanto si realizza in un momento successivo alla sua creazione.

La fattura passiva è sempre accompagnata da una notifica di metadati, che contiene una serie di informazioni relative al documento ma che non contiene la data di ricezione, perché quest’ultima è variabile a seconda delle modalità di consegna:

  • ricezione della fattura elettronica nella propria casella PEC: la data di ricezione corrisponderà alla data di ricezione del messaggio PEC.
  • ricezione della fattura elettronica tramite canale sFTP o webService: la data di ricezione della fattura sarà la data messa a disposizione da parte del SdI sul canale ricevente.
  • mancata consegna: in caso di impossibilità di recapito, il SdI deposita la fattura nell’area riservata della PIVA destinataria. In questo caso, la data di ricezione corrisponderà al giorno in cui la fattura viene prelevata dall’area riservata.

In caso di soggetto non obbligato alla fatturazione elettronica, la data di ricezione sarà quella corrispondente alla data di deposito nell’area riservata.

Tutti questi momenti sono registrati e presenti nei database dell’Agenzia delle Entrate.

Per approfondire scarica il nostro e-book.

FAQ Conservazione Digitale a Norma

È innanzitutto il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) a contenere le disposizioni legate ai processi amministrativi della Pubblica Amministrazione e in parte anche dei privati. È in questa sede infatti che viene data una definizione del termine “documento informatico”. Ed è ancora all’interno di questo Codice che vengono definiti tutti i documenti che per legge o regolamento devono essere Conservati e che possono essere conservati digitalmente con piena validità se e solo se la loro digitalizzazione viene effettuata con processi che ne garantiscono la conformità con gli originali e l’immodificabilità nel tempo.

Vuoi saperne di più? Scarica il nostro ebook sulla Conservazione Digitale a Norma.

Il Responsabile della Conservazione è quella figura che ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità e autonomia.

Compito del Responsabile della Conservazione è quello di coordinare l’organizzazione del sistema, i soggetti coinvolti, i ruoli da questi svolti e definire il modello di funzionamento del processo. Per fare ciò il Responsabile deve prevedere l’utilizzo di soluzioni adeguate sia dal punto di vista tecnologico che organizzativo e delle misure di sicurezza che garantiscano l’efficacia del processo di Conservazione nel tempo.

Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni (B2G) tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini.  La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni purché gli stessi siano accreditati Agid.

Nel settore privato (B2B) il Responsabile può essere una figura interna o esterna. Scegliendo una persona esterna il ruolo è delegabile completamente e non necessariamente a soggetti accreditati Agid. Approfondisci nel nostro articolo.

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.

Sì. Le nuove disposizioni non lasciano dubbi. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve inoltre curarne l’aggiornamento periodico.

In questi termini vi è stato un cambiamento rispetto al passato, quando il Manuale della Conservazione era fortemente consigliato, ma facoltativo.

Vuoi saperne di più? Scarica il nostro ebook sulla Conservazione Digitale a Norma.

Per i vantaggi evidenti in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne.

Il processo di Conservazione a Norma richiede competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know-how richiesti sono in continua evoluzione.

Questo implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.

Affidarsi a Indicom significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate e costantemente in linea sia con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell’archiviazione e della digitalizzazione. Scopri il nostro servizio.

Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico.

Per saperne di più scarica il nostro ebook sulla Conservazione Digitale a Norma.

Indicom e Document Care mette a disposizione un servizio semplice ed efficace di sola Conservazione a Norma per le fatture elettroniche inviate al GSE, grazie alla sua consolidata esperienza in tema di digitalizzazione e Conservazione dei documenti fiscali.

FAQ NSO

Il Nodo Smistamento Ordini (NSO) è un sistema digitale di trasmissione dei documenti gestito dal Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF).

Introdotto con lo scopo di garantire trasparenza negli acquisti e nelle spese delle aziende pubbliche del Sistema Sanitario Nazionale, l’NSO viene utilizzato per lo scambio che avviene tra le aziende pubbliche del Servizio Sanitario Nazionale e le aziende loro fornitrici relativamente a documenti digitali attestanti gli ordini e la loro esecuzione.

Vuoi saperne di più? Scarica il nostro e-book sull’NSO.

L’entrata in vigore dell’NSO – Nodo Smistamento Ordini è prevista:

– dal 1° febbraio 2020 per quanto riguarda i beni

– dal 1° gennaio 2021 per quanto riguarda i servizi

A partire da queste date, non sarà più possibile servirsi dei precedenti canali di trasmissione dei documenti d’ordine. Approfondisci leggendo il nostro articolo.

Il documento da trasmettere al Nodo Smistamento Ordini è un file in formato UBL XML («Universal Business Language», uno standard internazionale per la creazione di documenti aziendali elettronici.

Leggi il nostro articolo sull’NSO per ulteriori approfondimenti.

Il file UBL XML è il documento che sarà trasmesso tramite il Nodo Smistamento Ordini; esso contiene i dati utili per l’ordine, come per esempio prezzi, indicazioni su tipologia e quantità dei prodotti o dei servizi acquistati, tempistiche.

Scopri maggiori info scaricando l’e-book di Indicom sull’NSO!

Il file UBL XML viene abbinato a una “busta di trasmissione”, un file che riporta le indicazioni su mittente e destinatario. Entrambi i file sono inclusi in un “messaggio”. Dopo aver creato correttamente il messaggio, si procederà a inviarlo al Nodo Smistamento Ordini.

Vuoi saperne di più su come funziona il Nodo Smistamento Ordini? Scopri il servizio Indicom!

canali di comunicazione sono gli stessi utilizzati per la fatturazione elettronica, anche se nel caso dell’NSO c’è un alternativa in più:

1)PEC: in caso di utilizzo della PEC, il documento va allegato a un messaggio che dovrà essere inviato all’indirizzo nso@pec.sogei.it

2)WEBSERVICE e SFTP: Canali di interoperabilità

3)PEPPOL: a differenza della fatturazione elettronica con l’NSO è possibile l’utilizzo di Peppol, un progetto europeo che punta a una standardizzazione dei processi del procurement. Per usufruire di Peppol è necessario servirsi di access point accreditati.

Per approfondimenti scarica gratuitamente il nostro e-book.

Nelle Regole tecniche sono descritti tre diversi processi di ordine possibili:

1.Ordinazione semplice

2.Ordinazione completa

3.Ordinazione pre-concordata

Maggiori dettagli nell’articolo di Indicom sulle tipologie di ordinazioni possibili per l’NSO.

Indicom e-Document Care, società specializzata in soluzioni di Fatturazione Elettronica, Conservazione Digitale a Norma, Consulenza Normativa e Firma Digitale, è ufficialmente Access Point PEPPOL ed pertanto è in grado di connettersi a NSO per trasmettere e ricevere dati tramite canale e formato PEPPOL.

Scopri il nostro servizio.


Vuoi ricevere maggiori informazioni?